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長期以來,會議一直是政府工作在商議、決策、部署、執行、匯報等過程中的主要形式,我國各級政府工作部門的日常工作常常用“文山會海”來形容。隨著電子政務的不斷普及和深入,人們驚奇地發現雖然我們的日常辦公、事物處理早已實現了無紙化,但在日常會議的組織、接待上,特別是在會議文件的制作、分發、閱讀方面,仍然沿襲著紙質傳統,工作效率低下、資源浪費嚴重......

1、 文件組織效率低下

    每次會議,會務組需要投入大量的精力,進行會議的前期準備工作,收集準備會議文件,印刷會議資料,分發會議資料。

2、 與會代表累

    由于采用紙質會議資料,與會代表需要大量的精力才能定位到自己關心的章節內容,有時還可能出現遺漏。由于缺乏豐富的多媒體和圖文表現形式,會議過程枯燥。尤其對于較復雜的議題,與會代表難以迅速理解和把握其核心思想。

3、 應變能力差

    會議資料一旦在會議中發生變化,將不能進行大量印刷,從而影響會議質量。

4、 材料表現形式單一

    會議內容以紙質文件為主,缺乏必要的多媒體或視音頻資料,使得會議過程枯燥,影響與會代表的理解與判斷。

5、 資源浪費嚴重

    會議期間需要大量的紙張開銷,而絕大部分的紙質會議材料,會后就沒有任何作用,造成了巨大的資源浪費。而我國目前森林資源嚴重匱乏,節約資源、保護環境,已成為當前的迫切任務。

6、 會議接待、通知效率低下

會議接待方面,往往更令會務組手忙腳亂,應接不暇。住宿安排、餐飲安排、觀光安排、會議通知、返程票務等一系列工作,不能有半點差錯。

在今天,隨著人們倡導智慧型城市的建設,倡導綠色環保型政府的建設,政府在會議組織、會議接待方面的信息化建設將比以往任何時候變得更加迫切。

寧波金網信息產業有限公司作為多年的電子政務開發建設資深企業,深深了解政府的這一迫切需求。為此投入了大量的人力、物力和財力,研發推出了基于互聯網云服務的,面向政府機關會議組織、接待工作的MagicMeetings金網會議云系統。

MagicMeetings電子會議系統在會議終端上選用了性能優異、市場流行的iPad設備,提供了從會議簽到、會務議程安排、會議文件組織、會務組安排、住宿安排、餐飲安排、觀光安排、票務訂票等一整套的會議環節管理與支持;在會議管理端,則面向流行的Windows操作系統提供了短小精悍、綠色免安裝的會議管理程序,實現了會議的組織、文件制作、會議人員管理等多項會務管理功能,是高層次會議組織安排的得力助手和服務平臺。

MagicMeetings電子會議系統在設計上力求簡單易用、流程簡潔。

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